La determinación de requirimientos de un sistema
con base en las características
Un requerimiento es una característica necesaria que deberá poseer el nuevo sistema.Por otra parte, la determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para comprender cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras.Ahora bien, existen tres formas (= actividades) de determinar de requerimientos, a saber
· Anticipación de requerimientos: prever las características del nuevo sistema con base en experiencia previa.
· Investigación de requerimientos: actividad más importante del análisis de sistemas. Es el estudio y documentación del sistema actual usando para ellos técnicas de para hallar hechos, análisis de flujo de datos y análisis de decisión. Es aquí donde aplicamos entrevistas, cuestionarios, observación y revisión de documentación entre otros.
· Especificación de requerimientos: los datos obtenidos durante la recopilación de hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripción de las características del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre sí, a saber:· Análisis de datos basados en hechos reales
· Identificación de requerimientos esenciales
· Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos
Los datos obtenidos durante la recopilación de hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripción de las características del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre sí, a saber:
• Análisis de datos basados en hechos reales•Identificación de requerimientos esenciales
•Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos
Todo sistema de información posee un conjunto de requerimientos básicos y un conjunto de requerimientos específicos dependiendo si el sistema será de soporte para transacciones o para la toma de decisiones.
Actividades de la determinación de requerimientos
La actividad más importante del análisis de sistemas. Es el estudio y documentación del sistema actual usando para ellos técnicas de para hallar hechos, análisis de flujo de datos y análisis de decisión. Es aquí donde aplicamos entrevistas, cuestionarios, observación y revisión de documentación entre otros.
1. Planeación de la etapa· Lista de actividades de esta etapa· Programación de la lista de actividades· Programación de las entrevistas
2. Recopilación de datos· Informes y diagnósticos de soluciones
3. Realización de las entrevista· Archivo de proyecto e índice· Programación actualizada en entrevistas con base en modificaciones que sufra el producto de la actividad· Resumen de las entrevistas
4. Análisis de los datos· Beneficios esperados· Entradas y salidas claves· Flujos de datos· Organigramas· Costos previos· Evaluación económica
5. Evaluación de la necesidad de realizar la próxima etapa· Plan de etapas restantes· Resumen administrativo
6. preparación de plan de trabajo para la siguiente etapa· Lista de actividades de la siguiente etapa· Programación de la lista de actividades de la próxima etapa (con estimación, fecha calendario y personas)
7. Revisión de los resultados con el comité de decisión
Requerimientos básicos
Todo sistema de información posee un conjunto de requerimientos básicos y un conjunto de requerimientos específicos dependiendo si el sistema será de soporte para transacciones o para la toma de decisiones.
En lo que resta del presente documento se elaborará un grupo de preguntas que al dárseles respuesta presentarán un conjunto de hechos de los que posteriormente se obtendrá una especificación de requerimientos lo más apegada posible a las necesidades de cualquier organización.
Requerimientos básicos: los analistas estructuran su investigación al buscar respuestas a las siguientes cuatro preguntas:
· ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?
· ¿Qué datos utiliza o produce este proceso?
· ¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?
· ¿Qué controles de desempeño utiliza?
Son esas las preguntas que tienen que tener una respuesta concreta al tener terminada la fase de investigación de requerimientos.
Siempre se debe comenzar con lo básico. Los analistas hacen preguntas que cuando reciben respuesta, proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y que sirven para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensión necesaria:
· ¿Cuál es la finalidad de la actividad dentro de la empresa?
· ¿Qué pasos se siguen para realizarla?
· ¿Dónde se realizan estos pasos?
· ¿Quiénes los realizan?
· ¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?
· ¿Con cuánta frecuencia lo hacen?
· ¿Quiénes emplean la información resultante?
Respuestas concisas a estas preguntas proporcionan un conocimiento amplio de una actividad en particular y muestra también su objetivo. Pero analista no se detiene ahí, todavía no existe información para comprender en su totalidad la actividad; más bien lo que se tiene son los antecedentes que permiten a los analistas formular preguntas más detalladas.
Durante esta, debemos identificar muy claramente los siguientes elementos:
· Procesos· flujos de datos entre procesos· datos de cada flujo de datos· almacenes de datos· datos de los almacenes de datos.
Para ello el cuestionario que se aplica debe requerir la siguiente información:
· nombre de la entidad· nombre los campos· descripción· fuente y sensibilidad (= seguridad)· valor o importancia de los datos· relaciones de los campos y entidadesCriterio de retención y almacenamiento.
Requerimientos de las transacciones de los usuarios
Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan y almacenan datos por alguna razón. Por ejemplo, en un sistema de pedidos, los pedidos de los clientes son procesados de forma tal quesea posible enviar los artículos indicados. Este proceso se aplica a todos los pedidos que se reciben.
Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de procesamiento de pedidos, deben conocer todo lo relacionado con la forma en que se procesan estas transacciones. Para entender los requerimientos de las transacciones, los analistas sin lugar a dudas formularan preguntas como las siguientes:
· ¿Qué es lo que forma parte de la transacción que esta siendo procesada?
· ¿Qué es lo que inicia la transacción?
· ¿Quién inicia los pedidos? ¿Con que propósito?
· ¿Con que frecuencia ocurren los pedidos?
· ¿Qué volumen esta asociado con cada pedido?
· ¿Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma en que se procesan los pedidos?
· ¿Que detalles son necesarios para procesar la transacción?
· ¿Qué información se genera? ¿Qué datos se guardan?
Requerimientos de decisión de los usuarios
A diferencia de las actividades de transacción, las relacionadas con decisiones no siguen un procedimiento especifico. Las rutinas no son muy claras y es posible que los controles sean vagos. Las decisiones se toman al integrar la información en forma tal que los gerentes puedan saber que acciones emprender. Es probable que los sistemas de decisión tengan que ver con el pasado, el presente y el futuro. Algunos brindan soporte para decisiones recurrentes mientras que otros son únicos y no recurrentes.Los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones, deben formular las mismas preguntas sobre frecuencia y volumen mencionadas anteriormente, pero también deben hacer otras para determinar los requerimientos de las decisiones:
1 ¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?
2 ¿Cuál es la fuente de información? ¿Qué sistemas de transacciones producen los datos en el proceso de decisión? ¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de transacciones? ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la organización?
3 ¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información necesaria?
4 ¿Cómo debe plantearse la información?Estas preguntas también señalan la relación entre los sistemas de transacciones y los de decisiones. Información muy valiosa puede perderse si los sistemas de transacciones no capturan y guardan los datos necesarios para las decisiones.
Los sistemas de inventario capturan información relacionada con los continuos pedidos, recepciones, ventas y envió de artículos. Los datos que estos sistemas almacenan son procesados nuevamente para generar información de manera periódica para analizar ventas, determinar políticas de procesos o decidir planes de mercadotecnia para líneas de productos.Todo esto significa que:
1) los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones deben considerar los sistemas de procesamiento de transacciones
2) que los sistemas eficaces para el soporte de decisiones requieren primero de procedimientos adecuados para el procesamiento de transacciones.
Requerimientos de toda la organización
En las empresas, los departamentos dependen unos de otros para brindar servicios, fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente, el trabajo hecho en un departamento afecta al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un departamento también deben evaluar las implicaciones para los demás departamentos con los que interactúa el sistema bajo investigación. Es responsabilidad del analista identificar las dependencias entre departamentos y determinar como los afecta un proyecto de sistemas.
En muchas ocasiones, cuando trabajan con usuarios, los analistas escuchan como deberían manejarse las excepciones. Claro esta que una aplicación debe diseñarse para dar cabida a los eventos rutinarios. Pero los analistas deben abordar lo que esta fuera de la rutina ya que estos sucesos son una prueba de fuego para el sistema. Deben asegurarse de hacer preguntas a los usuarios que saquen a luz los casos excepcionales:
¿El procedimiento que emplea el usuario siempre trabaja?
¿Con cuanta frecuencia es necesario hacer una excepción al procedimiento?
¿Todos los empleados siguen el mismo procedimiento?
jueves, 4 de junio de 2009
Los sistemas emplean un método básico de control que se puede resumir en:
· Un estándar para lograr un desempeño aceptable
· Un método para medir el desempeño actual
· Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar
· Un método de retroalimentación (lleva las acciones correctivas)
Mapa Conceptual de Sistemas de información
http://cid-d11e48c5a3074a5b.skydrive.l
http://cid-d11e48c5a3074a5b.skydrive.live.com/self.aspx/Analisis%7C_y%7C_Desarrollo%7C_de%7C_Sistemas%7C_de%7C_Informaci%c3%b3n/MAPA%7C_CONCEPTUAL%7C_SISTEMA%7C_DE%7C_INFORMACION.bmp
Sistemas de Procesamiento de transacciones
¿Cuáles son sus propósitos?
Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir son todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa entre estas tenemos el pago de nomina, facturación, entrega de mercancía y deposito de cheques. Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa.
Los datos y la tecnología permiten a las empresas, el procesamiento rápido de grandes cantidades de datos y de información, y la integración de auxiliares administrativos en el proceso de la toma de decisiones. La velocidad del procesamiento es particularmente importante cuando existe un volumen elevado de transacciones y de actividades operativas. Los sistemas de procesamiento de transacciones sustituyen con el procesamiento por computadora a los procedimientos manuales del mantenimiento de los registros. La característica más importante de estos sistemas es su gran facilidad para manejar procesos muy bien estructurados y de rutina que las computadoras pueden manejar fácilmente.
¿Cuál es su estructura?
· Bloque de Entrada
· Bloque de Modelos
· Bloque de Controles
· Bloque de Base de datos
· Bloque de tecnología
· Bloque de Salida
¿Cuál es su argumento o evaluación?
Respuesta rápida
En este tipo de sistemas resulta crítico que exista un rendimiento elevado con tiempos de respuesta cortos. Un negocio no puede permitirse tener clientes esperando por una respuesta del SPT; el tiempo total transcurrido desde que se inicia la transacción hasta que se produce la salida correspondiente debe ser del orden de unos pocos segundos o menos.
Fiabilidad
Muchas organizaciones basan su fiabilidad en los SPT; un fallo en un SPT afectará negativamente a las operaciones o incluso parará totalmente el negocio. Para que un SPT sea efectivo, su tasa de fallos debe ser muy baja. En caso de fallo de un SPT, debe existir algún mecanismo que permita una recuperación rápida y precisa del sistema. Esto convierte en esencial la existencia procedimientos de copia de seguridad y de recuperación ante fallos correctamente diseñados.
Inflexibilidad
Un SPT requiere que todas las transacciones sean procesadas exactamente de la misma forma, independientemente del usuario, el cliente o la hora del día. Si los SPT fuesen flexibles, habría entonces demasiadas posibilidades de ejecutar operaciones no estándar. Por ejemplo, una aerolínea comercial necesita aceptar de forma consistente reservas de vuelos realizadas por un gran número de agencias de viaje distintas; aceptar distintos datos de transacción de cada agencia de viajes supondría un problema.
El procesamiento en un SPT debe apoyar las operaciones de la organización. Por ejemplo, si una organización establece roles y responsabilidades para determinados empleados, el SPT debe entonces mantener y reforzar este requisito.Funciones concreta de un sistema transaccional
* Un sistema transaccional debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo, un cliente transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo banco; la cantidad de dinero que se descuenta de la cuenta emisora debe ser igual a la que se suma en la cuenta receptora. De no ser así, la acción (transacción) no se realiza.
* Un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar cualquier error ocurrido durante una transacción, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal cual estaban antes del error.* También debe ser capaz de controlar y administrar múltiples transacciones, determinando prioridades entre éstas. Por ejemplo, un cliente está haciendo la reserva de un asiento en un vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que se concrete la transacción, porque otro cliente podría estar queriendo reservar el mismo asiento en el mismo momento.Propiedades de los sistemas transaccionales
* Automatizan tareas operativas en una organización, permitiendo ahorrar en personal.
* Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing, administración y recursos humanos.
* Suelen ser los primeros sistemas de información que se implementan en una organización.
* Sus cálculos y procesos suelen ser simples.
* Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos.
* Los beneficios de este tipo de sistemas en una organización son rápidamente visibles.
* Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volúmenes de datos, pero no para analizar los mismos.
Características esperables de un sistema transaccional
* Para que un sistema informático pueda ser considerado como un sistema transaccional, debe superar el test ACID.
* Rapidez: deben ser capaces de responder rápidamente, en general la respuesta no debe ser mayor a un par de segundos.
* Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podría afectar a clientes, al negocio, a la reputación de la organización, etc. En caso de fallas, debe tener mecanismos de recuperación y de respaldo de datos.
* Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a la establecida. Por ejemplo, el sistema transaccional de una aerolínea debe aceptar reservas de múltiples agencias de viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos obligatorios, con determinadas características.
Sistemas de información gerencial
¿Cuáles son sus propósitos?
Estos sistemas son el resultado de interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos -colectivamente llamados sistemas de información- orientados a solucionar problemas empresariales.
Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information System) se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión, Sistemas expertos y Sistemas de información para ejecutivos).
¿Cuál es su estructura?
· Bloque de Entrada
· Bloque de Modelos
· Bloque de Controles
· Bloque de Base de datos
· Bloque de tecnología
· Bloque de Salida
¿Cuál es su argumento o evaluación?Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevanciaCalidad:Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad:Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad:Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.Relevancia:La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Los pasos para analizar los SIG:
1.- Identificar a todos aquellos que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
2.- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.
3.- Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
4.-Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
5.-Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
6.-Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
7.-Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8.-Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
9.-Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.
Sistemas de apoyo a decisiones
¿Cuáles son sus propósitos?
O sistema de soporte de a decisiones es una clase de más alto nivel en los sistemas de información computarizada son los sistemas de apoyo a decisiones (DSS). El DSS es similar al sistema de información gerencial tradicional en que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se aparta del sistema de información gerencial tradicional en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones.
Los sistemas que apoyan las decisiones proporcionan la entrada para el proceso de decisión, pero no sustituyen la necesidad de un juicio humano. Entonces, proporcionan la información que desean los gerentes para emitir juicios sobre situaciones particulares. Se utilizan con más frecuencia en los niveles de alta gerencia, donde la toma de decisiones no es rutinaria y ni está bien estructurada.¿Cuál es su estructura?· Bloque de Entrada· Bloque de Modelos· Bloque de Controles· Bloque de Base de datos· Bloque de tecnología· Bloque de Salida¿Cuál es su argumento o evaluación?Los DSS son herramientas de mucha utilidad en Inteligencia empresarial (Business Intelligence), permiten realizar el análisis de las diferentes variables de negocio para apoyar el proceso de toma de decisiones de los directivos:* Permite extraer y manipular información de una manera flexible.
*
Ayuda en decisiones no estructuradas.
* Permite al usuario definir interactivamente qué información necesita y cómo combinarla.
* Suele incluir herramientas de simulación, modelización, etc.
* Puede combinar información de los sistemas transaccionales internos de la empresa con los de otra empresa externa.Su principal característica es la capacidad de análisis multidimensional (OLAP) que permite profundizar en la información hasta llegar a un alto nivel de detalle, analizar datos desde diferentes perspectivas, realizar proyecciones de información para pronosticar lo que puede ocurrir en el futuro, análisis de tendencias, análisis prospectivo, etc.Un DSS da soporte a las personas que tienen que tomar decisiones en cualquier nivel de gestión, ya sean individuos o grupos, tanto en situaciones semiestructuradas como en no estructuradas, a través de la combinación del juicio humano e información objetiva:* Soporta varias decisiones interdependientes o secuenciales.
* Ofrece ayuda en todas las fases del proceso de toma de decisiones -inteligencia, diseño, selección, e implementación- así como también en una variedad de procesos y estilos de toma de decisiones.
* Es adaptable por el usuario en el tiempo para lidiar con condiciones cambiantes.
* Genera aprendizaje, dando como resultado nuevas demandas y refinamiento de la aplicación, que a su vez da como resultado un aprendizaje adicional.
* Generalmente utiliza modelos cuantitativos (estándar o hechos a la medida).
* Los DSS avanzados están equipados con un componente de administración del conocimiento que permite una solución eficaz y eficiente de problemas muy complejos.
* Puede ser implantado para su uso en Web, en entornos de escritorio o en dispositivos móviles (PDA).
* Permite la ejecución fácil de los análisis de sensibilidad.
Mapa Mental Estructura de los tipos de Sistemas de Información
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