QUE ES LA DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

La determinación de requirimientos de un sistema
con base en las características

Un requerimiento es una característica necesaria que deberá poseer el nuevo sistema.Por otra parte, la determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para comprender cómo trabaja y dónde es necesario efectuar mejoras.Ahora bien, existen tres formas (= actividades) de determinar de requerimientos, a saber

· Anticipación de requerimientos: prever las características del nuevo sistema con base en experiencia previa.

· Investigación de requerimientos: actividad más importante del análisis de sistemas. Es el estudio y documentación del sistema actual usando para ellos técnicas de para hallar hechos, análisis de flujo de datos y análisis de decisión. Es aquí donde aplicamos entrevistas, cuestionarios, observación y revisión de documentación entre otros.

· Especificación de requerimientos: los datos obtenidos durante la recopilación de hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripción de las características del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre sí, a saber:· Análisis de datos basados en hechos reales

· Identificación de requerimientos esenciales

· Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos

Los datos obtenidos durante la recopilación de hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir, la descripción de las características del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre sí, a saber:

• Análisis de datos basados en hechos reales•Identificación de requerimientos esenciales

•Selección de estrategias para satisfacer los requerimientos

Todo sistema de información posee un conjunto de requerimientos básicos y un conjunto de requerimientos específicos dependiendo si el sistema será de soporte para transacciones o para la toma de decisiones.

Actividades de la determinación de requerimientos

La actividad más importante del análisis de sistemas. Es el estudio y documentación del sistema actual usando para ellos técnicas de para hallar hechos, análisis de flujo de datos y análisis de decisión. Es aquí donde aplicamos entrevistas, cuestionarios, observación y revisión de documentación entre otros.

1. Planeación de la etapa· Lista de actividades de esta etapa· Programación de la lista de actividades· Programación de las entrevistas
2. Recopilación de datos· Informes y diagnósticos de soluciones
3. Realización de las entrevista· Archivo de proyecto e índice· Programación actualizada en entrevistas con base en modificaciones que sufra el producto de la actividad· Resumen de las entrevistas
4. Análisis de los datos· Beneficios esperados· Entradas y salidas claves· Flujos de datos· Organigramas· Costos previos· Evaluación económica
5. Evaluación de la necesidad de realizar la próxima etapa· Plan de etapas restantes· Resumen administrativo
6. preparación de plan de trabajo para la siguiente etapa· Lista de actividades de la siguiente etapa· Programación de la lista de actividades de la próxima etapa (con estimación, fecha calendario y personas)
7. Revisión de los resultados con el comité de decisión

Requerimientos básicos

Todo sistema de información posee un conjunto de requerimientos básicos y un conjunto de requerimientos específicos dependiendo si el sistema será de soporte para transacciones o para la toma de decisiones.
En lo que resta del presente documento se elaborará un grupo de preguntas que al dárseles respuesta presentarán un conjunto de hechos de los que posteriormente se obtendrá una especificación de requerimientos lo más apegada posible a las necesidades de cualquier organización.
Requerimientos básicos: los analistas estructuran su investigación al buscar respuestas a las siguientes cuatro preguntas:

· ¿Cuál es el proceso básico de la empresa?
· ¿Qué datos utiliza o produce este proceso?
· ¿Cuáles son los límites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?
· ¿Qué controles de desempeño utiliza?

Son esas las preguntas que tienen que tener una respuesta concreta al tener terminada la fase de investigación de requerimientos.
Siempre se debe comenzar con lo básico. Los analistas hacen preguntas que cuando reciben respuesta, proporcionan antecedentes sobre detalles fundamentales relacionados con el sistema y que sirven para describirlo. Las siguientes preguntas son de utilidad para adquirir la comprensión necesaria:
· ¿Cuál es la finalidad de la actividad dentro de la empresa?
· ¿Qué pasos se siguen para realizarla?
· ¿Dónde se realizan estos pasos?
· ¿Quiénes los realizan?
· ¿Cuánto tiempo tardan en efectuarlos?
· ¿Con cuánta frecuencia lo hacen?
· ¿Quiénes emplean la información resultante?

Respuestas concisas a estas preguntas proporcionan un conocimiento amplio de una actividad en particular y muestra también su objetivo. Pero analista no se detiene ahí, todavía no existe información para comprender en su totalidad la actividad; más bien lo que se tiene son los antecedentes que permiten a los analistas formular preguntas más detalladas.
Durante esta, debemos identificar muy claramente los siguientes elementos:

· Procesos· flujos de datos entre procesos· datos de cada flujo de datos· almacenes de datos· datos de los almacenes de datos.
Para ello el cuestionario que se aplica debe requerir la siguiente información:

· nombre de la entidad· nombre los campos· descripción· fuente y sensibilidad (= seguridad)· valor o importancia de los datos· relaciones de los campos y entidadesCriterio de retención y almacenamiento.

Requerimientos de las transacciones de los usuarios

Los sistemas a nivel de transacciones, capturan, procesan y almacenan datos por alguna razón. Por ejemplo, en un sistema de pedidos, los pedidos de los clientes son procesados de forma tal quesea posible enviar los artículos indicados. Este proceso se aplica a todos los pedidos que se reciben.
Los analistas seleccionados para trabajar en un sistema de procesamiento de pedidos, deben conocer todo lo relacionado con la forma en que se procesan estas transacciones. Para entender los requerimientos de las transacciones, los analistas sin lugar a dudas formularan preguntas como las siguientes:

· ¿Qué es lo que forma parte de la transacción que esta siendo procesada?
· ¿Qué es lo que inicia la transacción?
· ¿Quién inicia los pedidos? ¿Con que propósito?
· ¿Con que frecuencia ocurren los pedidos?
· ¿Qué volumen esta asociado con cada pedido?
· ¿Existen diferentes condiciones que pueden afectar la forma en que se procesan los pedidos?
· ¿Que detalles son necesarios para procesar la transacción?
· ¿Qué información se genera? ¿Qué datos se guardan?

Requerimientos de decisión de los usuarios

A diferencia de las actividades de transacción, las relacionadas con decisiones no siguen un procedimiento especifico. Las rutinas no son muy claras y es posible que los controles sean vagos. Las decisiones se toman al integrar la información en forma tal que los gerentes puedan saber que acciones emprender. Es probable que los sistemas de decisión tengan que ver con el pasado, el presente y el futuro. Algunos brindan soporte para decisiones recurrentes mientras que otros son únicos y no recurrentes.Los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones, deben formular las mismas preguntas sobre frecuencia y volumen mencionadas anteriormente, pero también deben hacer otras para determinar los requerimientos de las decisiones:

1 ¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?
2 ¿Cuál es la fuente de información? ¿Qué sistemas de transacciones producen los datos en el proceso de decisión? ¿Qué otros datos son necesarios y no es posible obtener del procesamiento de transacciones? ¿Qué datos se originan en fuentes externas a la organización?
3 ¿Cómo se deben procesar los datos para producir la información necesaria?
4 ¿Cómo debe plantearse la información?Estas preguntas también señalan la relación entre los sistemas de transacciones y los de decisiones. Información muy valiosa puede perderse si los sistemas de transacciones no capturan y guardan los datos necesarios para las decisiones.
Los sistemas de inventario capturan información relacionada con los continuos pedidos, recepciones, ventas y envió de artículos. Los datos que estos sistemas almacenan son procesados nuevamente para generar información de manera periódica para analizar ventas, determinar políticas de procesos o decidir planes de mercadotecnia para líneas de productos.Todo esto significa que:

1) los analistas que investigan sistemas para el soporte de decisiones deben considerar los sistemas de procesamiento de transacciones
2) que los sistemas eficaces para el soporte de decisiones requieren primero de procedimientos adecuados para el procesamiento de transacciones.

Requerimientos de toda la organización

En las empresas, los departamentos dependen unos de otros para brindar servicios, fabricar productos y satisfacer a los clientes. Por consiguiente, el trabajo hecho en un departamento afecta al de los otros. Cuando los analistas estudian sistemas para un departamento también deben evaluar las implicaciones para los demás departamentos con los que interactúa el sistema bajo investigación. Es responsabilidad del analista identificar las dependencias entre departamentos y determinar como los afecta un proyecto de sistemas.
En muchas ocasiones, cuando trabajan con usuarios, los analistas escuchan como deberían manejarse las excepciones. Claro esta que una aplicación debe diseñarse para dar cabida a los eventos rutinarios. Pero los analistas deben abordar lo que esta fuera de la rutina ya que estos sucesos son una prueba de fuego para el sistema. Deben asegurarse de hacer preguntas a los usuarios que saquen a luz los casos excepcionales:

¿El procedimiento que emplea el usuario siempre trabaja?

¿Con cuanta frecuencia es necesario hacer una excepción al procedimiento?

¿Todos los empleados siguen el mismo procedimiento?